Zaproszenie do składania ofert
„Świadczenie usług pogrzebowych zlecanych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społeczne
w Izabelinie w okresie od 01.01.2024r. do 31.12.2024r.”
ZAMAWIAJĄCY
Gmina Izabelin/Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Izabelinie,
ul.3 Maja 42, 05-080 Izabelin
tel.(22)722-79-95, e-mail gops@izabelin.pl
I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pogrzebowych na rzecz osób zmarłych, którym Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Izabelinie jest zobowiązany zapewnić sprawienie pogrzebu, stosownie do zapisów art. 17 ust 15 ustawy z dnia 12 marca 2004r.
o pomocy społecznej (Dz. U. z 2021r., poz. 2268 ze zm.) w liczbie 3 pogrzebów w terminie od 01.01.2024r. do 31.12.2024r.
W tym pogrzebów tradycyjnych 1, pogrzebów z kremacją 1 i pochowanie szczątków 1.
2. Ze względu na szczególny charakter usług jakimi są usługi pogrzebowe podane przez Zamawiającego liczby są jedynie liczbami orientacyjnymi, natomiast rzeczywista liczba dokonanych pochówków będzie zależna od potrzeb Zamawiającego. W przypadku mniejszej liczby pogrzebów Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia, w tym finansowe, wobec Zamawiającego.
3. Sprawienie pogrzebu obejmuje:
3.1 zabranie zwłok, w tym odbiór i transport w ciągu 3 godzin od chwili zgłoszenia
z miejsca wskazanego przez Zamawiającego do chłodni lub zakładu pogrzebowego,
3.2 przewiezienie zwłok samochodem spełniającym odpowiednie wymagania
z miejsca zgonu lub z zakładu medycyny sądowej do miejsca przechowywania, lub
do miejsca pochówku, na terenie cmentarza (w tym koszt worka na ciało), do miejsca kremacji w warunkach zapewniających odpowiednie sanitarne i techniczne bezpieczeństwo przewozu, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa przechowywania zwłok do czasu pogrzebu,
3.3 dokonanie pochówku w ciągu 3 dni roboczych od chwili zgłoszenia,
3.4 dopełnienie wszystkich formalności oraz pokrycia kosztów związanych
z uczestnictwem osoby duchownej w pochówku, na podstawie pisemnego upoważnienia udzielonego Wykonawcy przez Zamawiającego.
3.5 przygotowanie zwłok osoby zmarłej do pochówku w tym umycie i ubranie zwłok lub przygotowanie zwłok do kremacji i wykonanie kremacji,
3.6 zapewnienie trumny drewnianej o odpowiedniej wielkości, z podstawowym wyposażeniem (minimum kapka, poduszka oraz pasyjka), w przypadku pogrzebu tradycyjnego,
3.7 zapewnienie trumny do kremacji i urny w przypadku pogrzebu z kremacją,
3.8 zapewnienie trumny ekshumacyjnej w przypadku pochowania szczątków,
3.9 zapewnienie obsługi pogrzebu,
3.10 zapewnienie tabliczki identyfikacyjnej,
3.11 zapewnienie krzyża – w zależności od potrzeb.
4. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, w szczególności zgodnie z:
4.1 ustawą z 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych ( Dz.U. z 2020r. poz. 1947 ze zm.),
4.2 Rozporządzeniem Ministra Zdrowia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi ( Dz. U. z 2021r. poz. 1910),
4.3 Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich ( Dz. U. z 2007 r. nr 249, poz. 1866)
4.4 Z pozostałymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, normami etycznymi oraz z powszechnie przyjętymi zasadami wykonywania usługi o tym charakterze.
5. Usługa świadczona będzie w granicach administracyjnych gminy Izabelin ewentualnie za zgodą Zamawiającego w granicach administracyjnych powiatu warszawskiego zachodniego.
6. Podstawą sprawienia pogrzebu będzie pisemne zlecenie wystawiane przez Zamawiającego określające miejsce pochówku jak również zakres wykonanych usług.
7. Wykonawca wystawi fakturę VAT w ciągu 7 dni od dnia wykonania usługi.
8. Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia terminu określonego w pkt 3.1. i pkt 3.3 jeśli nastąpią nieprzewidziane okoliczności niezależne od Wykonawcy, w wyniku których nie będzie możliwe jego dotrzymanie. Zgodę na przedłużenie terminu dokonania pochówku Wykonawca będzie musiał każdorazowo uzyskać od Zamawiającego na piśmie,
po wcześniejszym przedstawieniu okoliczności uzasadniających zmianę terminu.
9. Zamawiający każdorazowo przekaże Wykonawcy informacje niezbędne do dokonania pochówku z zastosowaniem następujących procedur:
9.1 informacja o zleceniu wykonania pogrzebu będzie przekazywana
e-mailem lub telefonicznie, a następnie potwierdzona na piśmie w godzinach pracy GOPS, od 9:00 - 16:00, od poniedziałku do piątku,
9.2 w zleceniu Zamawiający poda dane dotyczące osoby zmarłej oraz wskaże, które czynności składają się na wykonanie pogrzebu, wskaże również miejsce odbioru zwłok osoby zmarłej,
9.3 osoba wyznaczona przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym zgłosi się
do siedziby Zamawiającego po odbiór pisemnego zlecenia dokonania pochówku oraz pozostałych dokumentów niezbędnych do dokonania pochówku, najpóźniej
w następnym dniu po zgłoszeniu wykonania pogrzebu.
10. Wykonawca zobowiązany będzie do powiadamiania Zamawiającego o terminie, godzinie i dokładnym miejscu pogrzebu, niezwłocznie po dokonaniu powyższych ustaleń.
11. Przedmiot zamówienia nie obejmuje ceny placu pod nowy grób oraz opłaty kancelaryjnej.
II. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY.
1. Oferta powinna zostać sporządzona zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zaproszenia do składania ofert oraz podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy.
2. Każdy wykonawca może złożyć jedną ofertę, zawierającą ceny wszystkich trzech elementów składowych przedmiotu zamówienia tj. pogrzeb tradycyjny, pogrzeb z kremacją, pochowanie szczątków.
3. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność
z oryginałem.
4. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zaproszenia do składania ofert. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom. Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli w wyniku modyfikacji będzie potrzebny czas na dokonanie zmian w ofercie.
5. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania żadnej oferty.
6. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
7. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do wyjaśnień treści złożonej oferty lub uzupełnień złożonej oferty.
8. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są ustanowić Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarciu umowy. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmuje pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem wszystkich dokumentów załączonych do oferty. Pełnomocnictwo należy przedstawić w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
III. SPOSÓB OBLICZENIA CENY
1. Cena oferty powinna zawierać wszystkie zobowiązania (koszty) niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia, musi być podana cyfrowo i słownie,
z wyodrębnieniem należnego podatku VAT z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
2. Wyklucza się możliwość roszczeń wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny lub pominięciem elementów niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia.
3. Cena określona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia w tym upusty i rabaty.
IV. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ WYKONAWCÓW Z ZAMAWIAJĄCYM
1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Strony mogą przekazywać sobie za pomocą poczty elektronicznej.
2. Osobą upoważnioną do kontaktu z wykonawcami jest Ewa Przybysz.
3. Każda ze stron na żądanie drugiej strony, niezwłocznie potwierdza otrzymanie maila.
V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT.
1. Ofertę należy dostarczyć do Zamawiającego tj. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Izabelinie, ul. 3 Maja 42, 05-080 Izabelin, do Punktu Obsługi Mieszkańców (patio GOPS) lub mailem na adres gops@izabelin.pl
2. Termin składania ofert upływa dnia 15.12.2023r. godz. 10:00.
3. Oferty złożone po terminie, nie będą rozpatrywane.
4. Wykonawca może przed terminem składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
W załączeniu:
- Druk oferty
- Wzór umowy.